10 נקודות שיעזרו לכם לייצר תקשורת פנים ארגונית אפקטיבית, לא משנה אם מודל העבודה הוא היברידי, מבוזר על פני סניפים או רק וירטואלי.

1. הגדרת המטרות - דבר ראשון הוא הגדרת המטרות והיעדים לפעולות התקשורת כנגזרת מהמטרות הארגוניות לתקופה הנתונה. במידה ונקפיד לענות על שאלות כמו: מה? למה? איך ומתי? נוכל לעבוד לפי תוכנית סדורה. במידה ולא נגדיר נעבוד לי דחיפות, גחמות ניהוליות וכיבוי שרפות.

2. אפיון קהלי היעד - לא כדאי להתייחס לארגון כמקשה אחת אלה לנסות ולהבין את החלוקה הפנימית של אוכלוסיית העובדים כסגמנטים. ניתן לחלק לפי הררכיות ניהוליות (הנהלה בכירה, מנהלי ביניים, עובדים), לפי תחומי עיסוק, לפי וותק ואפילו לפי מחוברות לארגון. במידה ונדבר אל כל הארגון באותה השפה נפספס חלק מהאוכלוסיות שלא יהיו קשובות למסרים.

3. בחירת ערוצי ההפצה - חשוב לבחור בערוץ הפצה מרכזי ואפשר גם להוסיף ערוצים תומכים: מפלטפורמות / Hub's לניהול עובדים, דרך אפליקציית עובדים סלולרית, או זירות חברתיות ועד לקבוצות פייסבוק או קבוצות ווצאפ פנימיות ובוטים פנים ארגוניים. ערוץ שיהיה בקדמת הטכנולוגיה אך עדיין קל ופשוט לניהול, שאתם והעובדים תתחברו אל הממשק שלו, תאהבו איך שהוא נראה ומה שהוא משדר ושהוא יהיה כזה שיכול לייצר מעורבות.

4. לדבר בגובה העיניים - לפתח שפה ורבלית מזוהה שתיצור קשר ולא תרחיק, שהמסרים יהיו ברורים, חדים ופחות עמוסים (יש נטייה לייגע וחשוב מאוד להיות ממוקדים). כדאי לא להשתמש בשפה רישמית מדי ולנסות לדבר מהלב. תמיד חשוב שתהיה שורה תחתונה וקריאה לפעולה ולמעורבות.

5. IDENTITY ויזואלי - התקשורת הפנימית אמורה להיות מחוברת לחוקים הגרפיים ולנראות וחוקי המותג, לצבעוניות, לפונטים, לשפה הצילומית וכו'. יש נטייה ל"השקיע" פחות בנראות של המסרים הפנימיים וכדאי שהם יהיו מיושרים לשפת המותג באופן מוחלט תוך אדפטציות אפשריות (כדאי להעזר במחלקת ה Marcom בארגון או במעצבים חיצוניים).

6. שקיפות ואמון - התקשורת צריכה להיות "נקייה" ברורה ונדרש לבנות מערכת יחסים של אמון – שהעובדים יבינו וירגישו שלא מוכרים להם סיפורים.

7. יצירתיות וחידוש - כדי ליצר חשיפה ומעורבות אנחנו חייבים להיות יצירתיים ולהמציא את עצמנו כל פעם מחדש. אסור לשעמם כי לאורך זמן ניצור שחיקה ואבוד עיניין, המעורבות תרד והעובדים יתעלמו מהקמפיינים, אנחנו חייבים להתעלות מעל כל דמיון.

8. תחזוקה לאורך זמן - Repetition או Maintenance כאשר מדובר על מסרים חוזרים מספר פעמים ולאורך זמן, רצוי גם במספר ערוצי הפצה במקביל על מנת שייטמעו באג'נדה הארגונית. הכוונה למקסם את מספר המגעים בין המסר לעובד ופחות לעבוד בשיטת "שגר ושכח".

9. מעגלים חיצוניים - תקשורת פנים ארגונית צריכה לקחת בחשבון מעגלים נוספים פרט לעובדים. קבלני חוץ בארגון, פרילנסרים שמצורפים לפרויקטים, משפחות העובדים ואולי אפילו הספקים בחלק מהמקרים.

10. שגרירי שינוי - קבוצת שגרירים, סלבס פנים ארגוניים, ועדת היגוי – חשוב שתהיה סוג של נבחרת אשר תעזור להניע את התקשורת ואת התהליכים ואפשר גם לבנות סוג של מערכת תגמול והוקרה לאותם מחוללי שינוי.